২০ অফিস এটিকেট যা প্রত্যেক ব্যাক্তির মেনে চলা উচিত

আমরা যারা অফিসে বসে কাজ করি তাদের বাসার চেয়ে বেশিরভাগ সময় কাটে অফিসের ডেস্কের সামনে বসে। ওয়ার্কপ্লেস এটিকেট কো-ওয়ার্কারদের কাজে স্বাচ্ছন্দ্য এনে দিতে সাহায্য করে। সুতরাং ভালো অফিস এটিকেট খুবই গুরুত্বপুর্ন।

অফিসে শান্তি ও সম্প্রীতি বজায় রাখতে নিচের রুলস গুলো ফলো করা উচিত।

1. আপনার রুমে যদি দরজা থাকে, তাহলে তা বন্ধ করে কথা বলুন যদি আপনার কোন পারসোনাল কল আসে। আর যদি ওপেন কোন স্পেসে কাজ করেন, তাহলে কল রিসিভ করে বলুন যে তাকে ব্রেক টাইমে আপনি ফোন দিবেন অথবা আপনি বাইরে গিয়ে বা অফিসের রেস্টরুমে গিয়ে কথা সেরে আসুন।
2. আমরা স্মার্টফোন, ট্যাবলেট বা তার যুক্ত কোন ডিভাইসের সাথের এতই এটাচড হয়ে যাচ্ছি যে এগুলো থেকে ডিসকানেক্ট থাকা খুবই কঠিন। অফিসে মোবাইল ফোন ইউজ করে কাজের প্রোডাক্টিটি বাড়ানো যায় না। সুতরাং ফোন সাইলেন্ট বা ভাইব্রেট মোডে রাখুন, যাতে প্রতিবার আপনি মেসেজ বা ইমেইল পাওয়ার পর যেন এটা আপনার ফ্লোরের সবাইকে এলার্ট না করে।
3. ফোনে সময় নিয়ে কথা বলতে কনফারেন্স রুম ব্যবহার করবেন না বা এটাকে নিজের পারসোনাল অফিস মনে করবেন না।
4. সবসময় বাথুরুম পরিস্কার রাখবেন , রেস্টরুমকে আড্ডার জায়গা বানাবেন না যদি না আপনার মাকে যদি কল করতে হয় বা অফিসের কোন কল যদি রিসিভ করতে হয় ।
5. যদি আপনি মিটিংয়ে থাকেন, যে মানুষটি কথা বলছে পুরো মনযোগ তার দিকে দিন। যদি আপনাকে ফোনে বা কম্পিউটারে কোন শর্ট নোট পাঠাতে হয় বা কিছু চেক করতে হয়, তাহলে যথাসম্ভব তা ছোট রাখবেন।
6. যদি সবাই মজার মধ্যে থাকে, তাহলে উচ্চস্বরে কথাবার্তা যথাসম্ভব কম বলবেন। চেষ্টা করবেন ছোট ভয়েসে কথা বলতে।
7. অফিসে বসে লাঞ্চ করার সময় অন্যদের কথা চিন্তা করবেন যারা আপনার আশেপাসেহ বসে আছে। ঘ্রাণ ছড়ায় এমন খাবার এভয়েড করবেন।
8. মনে রাখবেন অফিসের কিচেনে মাইক্রোওয়েভ বা চুলায় খাবার গরম করার জন্য বেশি সময় নিবেন না। কারন অন্যদেরও অফিসের কিচেন ব্যবহার করতে হয়।
9. কেউ যদি খাবার অফিসের অন্যদের সাথে খাবার শেয়ার করতে চায়, তাহলে সবকিছু পরিস্কার না করে চলে যাবেন না। নিজের প্লেট নিজে ধুয়ে রাখবেন।
10. আপনি যদি অসুস্থ থাকেন বা সংক্রামক কোন রোগে আক্রান্ত হোন, আপনার কর্মস্থলে থাকা উচিত নয়। অন্যথাত অফিসের সবাই অসুস্থ হয়ে যেতে পারে।
11. reply-all বাটনে ক্লিকের আগে চিন্তা করুন সবার কি আপনার নোট কি পড়ার দরকার আছে?
12. ইমেইল টোন বুঝা আসলে কঠিন। রিসিপেন্ট যে ভাষায় লিখলে সহজে বুঝবে সে ভাষায় লিখুন। প্রয়োজনে যতিচিহ্নের ব্যবহার করুন। ”Really appreciate your help! Thank you, Michael” লিখা “Thanks. Michael” লিখার চেয়ে ভালো।
13. লিফটের দরজা ব্লক করে রাখবেন না। যদি লিফট ফুল হয়ে যায়, আপনি দরজার সামনে থাকেন এবং কেউ বের হতে চায়। তাহলে আপনি একটূ লিফট থেকে বের হয়ে আবার প্রবেশ করুন।
14. দরজা খোলার সময় আপনার সামনে কেউ থাকলে তাকে আগে সুযোগ দিন। একইভাবে একসেসের জন্য কার্ড সোয়াইপের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য।অপেক্ষা করুন প্রথম ব্যাক্তি যতক্ষন পর্যন্ত না যায়।
15. এটিকেট অনেকটা জেন্ডার নিউট্রাল হয়ে গেছে । আপনি আর আপনার বস বা বসের বস একই সময়ে দরজা বা লিফটে প্রবেশ করেন, দরজা খুলে আটকে রাখুন এবং তাদের আগে যেতে দিন।
16. সবসময় সময় মেনে চলা যখন অসম্ভব হয়ে পড়ছে , সংশ্লিষ্ট ব্যাক্তিকে জানিয়ে দিন যে আপনার লেট হবে। আপনার যদি মনে হয় আপনার সামান্য লেট হবে, তাইলে ২মিনিট সময় চেয়ে নিন। আপনার যদি মনে হয় ১০-১৫ মিনিট লেট হবে। তাহলে ২০মিনিট আগে ইমেইল করে রাখুন তাহলে তার কাজে শিডিউল করে রাখতে সুবিধা হবে।
17. আপনার gardenia-bomb perfume পছন্দ হতে পারে, কিন্তু অফিস সুগন্ধীযুক্ত সেন্ট ব্যবহার করার জায়গা নয়।কারন এটা পুরো রুমে ছড়িয়ে যেতে পারে যা অন্যদের পালস পয়েন্টে লাগতে পারে।
18. সোশ্যাল মিডিয়ার যুগে, মনে রাখবেন কোন কিছুই প্রাইভেট নয়। আপনার কলিগ বা কাজ সম্পর্কে ফেসবুক বা টুইটারে কমপ্লেইন করবেন না।
19. আপনার কলিগের সাথে যতই ফ্রেন্ডলি হোন না কেন, সতর্ক থাকবেন যেন বাউন্ডারি ক্রস না করেন। আপনি আপনার টিমের সাথে যতই ক্লোজ হোন না কেন, পারসোনাল লাইফ নিয়ে অতিরিক্ত কিছু শেয়ার করা খুবই আনপ্রফেশনাল।
20. ডেস্কে কফি কাপ, ফাইলপত্র, টুকরো কাগজ ছড়িয়ে ছিটিয়ে থাকলে তা আপনাকে এবং অন্যদের কাজে ব্যহত করবে। আপনি যদি অফিস ডেস্ক পরিস্কার ও গুছিয়ে রাখতে না পারেন, তাহলে কিভাবে আপনি আপনার কাজগুলো ম্যানেজ করবেন?আপনার অফিস ডেস্ক আপনার প্রফেশনালিজমকে রিফ্লেক্ট করবে। সুতরাং অফিস ডেস্ক নিট এন্ড ক্লিন রাখুন।